Qu'est-ce qu'une vérification du service de divulgation et d'interdiction (DBS) ?

Les vérifications DBS (anciennement connues sous le nom de vérifications CRB) donnent lieu à la délivrance de certificats à une personne, indiquant toute condamnation pénale antérieure. Les employeurs peuvent alors demander à voir ce certificat pour s'assurer qu'ils recrutent des personnes appropriées dans leur organisation.

 

Il existe quatre niveaux de contrôle :

• vérification de base

• chèque standard

• contrôle renforcé

• contrôle amélioré avec liste(s) interdite(s)

 

Les personnes ne peuvent demander qu'un contrôle de base, tandis que tous les autres types de contrôles DBS doivent être effectués par l'intermédiaire d'une « organisation responsable ».

 

La FAQ

Avant d'explorer la question, il est important de garder à l'esprit que les exigences globales de la FCA concernant cet élément du test Fit and Proper incluent :

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Les entreprises et les candidats aux SMF doivent déclarer si un candidat a un casier judiciaire (dans la mesure maximale autorisée par la loi).

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Alors, à notre tour, discutons des questions les plus fréquentes que nous avons reçues depuis la mise en œuvre de SM&CR :

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• Mes administrateurs sont dans l'entreprise depuis X ans. Dois-je encore faire une vérification DBS ?

  • Pas nécessairement. Dans le cadre du SM&CR, les fonctions SM existantes n'auraient pas besoin d'être revérifiées simplement parce que le régime SM&CR a été mis en œuvre. Les entreprises peuvent envisager de s'appuyer au minimum sur l'autocertification annuelle.

  • Cependant, si le titulaire du rôle change de poste ou si les responsabilités du rôle changent, une vérification Fit and Proper doit être effectuée, y compris la vérification des antécédents criminels (DBS).

 

• Je n'ai pas de rôles certifiés mais seulement chef de départements. Dois-je effectuer le même niveau de vérifications Fit and Proper que si je remplissais le rôle certifié ?

  • Non. Seuls les rôles officiellement certifiés doivent être traités comme des rôles certifiés.

  • Les vérifications de casier judiciaire ne sont pas obligatoires pour les rôles de certification, mais les entreprises peuvent choisir d'effectuer ces vérifications pour d'autres membres du personnel lorsqu'elles sont légalement autorisées à le faire - c'est aux entreprises de décider.  

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• Dois-je effectuer une vérification DBS sur les NED ?

  • Oui. Même si un NED n'est pas titulaire d'une fonction de cadre supérieur, les tests Fit and Proper s'appliquent et, par conséquent, les vérifications des antécédents criminels doivent être effectuées conformément aux règles applicables.

 

• Mon entreprise a un certain nombre de représentants nommés. Dois-je effectuer tous les contrôles sur leurs dirigeants ?

  • Non. Il convient de noter que les AR ne sont pas pris en compte par le régime SM&CR et que les entreprises ne sont donc pas obligées de procéder à des vérifications des antécédents criminels.

  • Nous recommandons toutefois d'inclure certaines vérifications à ce sujet dans leurs vérifications préalables initiales et dans les vérifications annuelles en cours.

 

• Mon entreprise a un certain nombre de représentants nommés. Dois-je leur demander de respecter les règles de diligence raisonnable SM&CR ?

  • Non. Il n'y a aucune obligation pour les donneurs d'ordre de forcer leurs AR à se conformer aux exigences SM&CR.

  • En tant que bonne pratique de l'industrie, les entreprises peuvent toutefois choisir d'appliquer les nouvelles normes, démontrant ainsi une culture appropriée.

 

• S'il y a une entrée sur le rapport DBS, dois-je licencier le directeur ?

  • Pas nécessairement. S'il y a une entrée défavorable sur le certificat DBS individuel, les entreprises doivent évaluer les circonstances, au cas par cas.

 

• Mon directeur vit à l'étranger, donc son chèque DBS sera propre. Le contrôle DBS est-il toujours suffisant selon les règles ?

  • Potentiellement. Selon le temps passé à l'étranger, l'AFD peut raisonnablement s'attendre à ce que les entreprises effectuent des vérifications équivalentes dans la juridiction étrangère.

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• J'ai des rôles certifiés au sein de l'entreprise, dois-je donc effectuer le même niveau de vérifications DBS que les fonctions SM ?

  • Pas obligé. Les vérifications de casier judiciaire ne sont pas obligatoires pour les fonctions de certification, mais les entreprises peuvent choisir d'effectuer ces vérifications pour d'autres membres du personnel lorsqu'elles sont légalement autorisées à le faire - c'est aux entreprises d'en décider.  

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• Quel niveau de vérification DBS dois-je effectuer pour les rôles de cadres supérieurs ?

  • Les vérifications standard sont susceptibles d'être appropriées dans la plupart des cas. L'exigence actuelle de la FCA stipule : "Une entreprise doit […] obtenir les informations les plus complètes qu'elle est légalement en mesure d'obtenir sur le candidat [...].

  • Selon notre interprétation, les chèques actuellement disponibles sont les chèques « standard », mais cela peut être différent pour les entreprises qui exercent une activité en face à face.

 

Pour plus de conseils et d'auto-évaluation, vous pouvez visiter le site Web DBS, available ici.

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Nous recommandons toujours aux entreprises de documenter les décisions prises en matière de recrutement et de résultat de la diligence raisonnable, soit dans le cadre du processus de recrutement, soit au moment de l'initiation.

 

Si vous avez des questions concernant vos arrangements SM&CR, n'hésitez pas à nous contacter.